Je krijgt als werkgever te maken met re-integratie, het opstellen van een plan van aanpak en nauw samenwerken met de arbodienst.​ Ziekmelding gaat niet alleen om het doorgeven van ziekte, maar vraagt ook om heldere dossiervorming en het nakomen van Wet verbetering poortwachter.​ Elk moment kan een deskundigenoordeel van het UWV verschil maken, zeker als re-integratie stokt.​

Praktisch gezien moet je stappen zetten zoals het tijdig melden van ziekte, goed re-integratiedossier bijhouden én zorgen dat de werknemer passende begeleiding krijgt.​ Vergeet het Probleemanalyse-gesprek met de bedrijfsarts niet, want zo’n rapport is nodig bij zieke werknemers die langer uitvallen.​ Een maand voor afloop van het tweede ziektejaar meld je de werknemer aan voor een WIA aanvraag.​

Ben je te laat of mis je belangrijke documenten? Dan kan het UWV een loonsanctie opleggen.​ Door overzicht te houden, duidelijke communicatie met arbodienst, werknemer én UWV te hebben, blijft jouw proces strak en snel op orde.​ Je krijgt zo grip op de verplichte stappen en voorkomt gedoe achteraf.​

Definitie van werkgeverstaak bij ziekmelding richting UWV

Bij ziekte van een werknemer heb je als werkgever een duidelijke rol richting het UWV.​ Dit heet de werkgeverstaak bij ziekmelding richting UWV.​ Volgens de Wet verbetering poortwachter werk je samen met je werknemer aan re-integratie.​ Het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) beoordeelt uiteindelijk of jij en je werknemer genoeg hebben gedaan om herstel en terugkeer naar werk mogelijk te maken.​ De taken liggen wettelijk vast en volgen een strak protocol.​

• Poortwachterproces: Dit proces stromlijnt het geheel van verplichtingen voor werknemer en werkgever om langdurig verzuim te minimaliseren.​
• Proactieve re-integratie: Al vanaf de eerste ziektedag start je procesmatige re-integratieactiviteiten volgens de richtlijnen van het UWV en Arbodienstverlening.​
• Schriftelijke vastlegging: Elk contactmoment, actie en verslag leg je schriftelijk vast in het re-integratiedossier.​
• Formele communicatie: Bepaalde stappen, zoals de aanvraag van een WIA-uitkering, verlopen uitsluitend via digitaal werkgeversportaal van het UWV.​

Hoe het proces van ziekmelding richting UWV werkt

Het ziekmeldingstraject richting het UWV verloopt in zorgvuldig omschreven stappen.​ Op de eerste ziektedag meld je de werknemer ziek bij de Arbodienst of bedrijfsarts.​ Daarna start je een wettelijk vastgesteld re-integratieproces met controles en rapportages.​

• Ziekte melden: Binnen vier dagen na de ziekmelding registreer je deze bij de Arbodienst of een gecertificeerde bedrijfsarts, die de begeleiding overneemt.​
• Plan van aanpak: Uiterlijk bij week acht stel je samen met je werknemer een re-integratieplan op, gericht op snelle werkhervatting of aangepast werk.​
• Probleemanalyse: Binnen zes weken na ziekmelding ontvang je van de bedrijfsarts een probleemanalyse waarmee je kunt bepalen welke stappen er nodig zijn.​
• Voortgangsrapportages: Zorg ervoor dat het re-integratiedossier actueel en compleet blijft met feedback, afspraken en voortgangsnotities.​

Welke tools en systemen gebruikt het UWV en werkgevers

De digitale processen zijn onmisbaar binnen het ziekmeldtraject.​ Daarom gebruik je verschillende systemen en software om informatie veilig en efficiënt met het UWV te delen.​ Denk aan:

• DigiD en eHerkenning: Voor veilige communicatie met het UWV maak je altijd gebruik van DigiD of eHerkenning voor werkgevers.​
• Werkgeversportaal: Hier meld je ziekte, lever je documenten aan voor de WIA-procedure en bekijk je de status van dossiers.​
• Arboportalen: Veel Arbodiensten bieden handige portals om samen re-integratieplannen te beheren.​
• Digitaal klantdossier: Het re-integratiedossier volg je digitaal, wat de toegankelijkheid en audittrail voor het UWV vergroot.​

Belangrijke wetten, instanties en begrippen rondom werkgeverstaak

Het UWV opereert nationaal en handhaaft de regels uit de Wet verbetering poortwachter en de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA).​ Deze wetten zijn cruciaal binnen het Arbeidsrecht specialist Rotterdam , sociaal zekerheidsrecht en bestuursrecht.​ Organisaties als het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het CNV, de FNV en branchepartijen hebben binnen deze kaders invloed op beleidsvorming en handhaving.​

• Wet verbetering poortwachter: Geeft voorschriften voor re-integratie van zieke werknemers en plaatst grote verantwoordelijkheid bij jou als werkgever.​
• WIA en Ziektewet: Beide wetten bepalen welk vangnet en welke uitkeringsrechten gelden bij langdurige ziekte en arbeidsongeschiktheid.​
• Bedrijfsarts versus casemanager: De bedrijfsarts stelt medische beperkingen vast, de casemanager faciliteert het proces en legt de stappen vast.​

Re-integratieverplichtingen en sancties van het UWV

Bij een WIA-aanvraag na 104 weken ziekte toetst het UWV streng of je je hebt gehouden aan je re-integratieverplichtingen.​ Alle acties moeten aantoonbaar en gedocumenteerd zijn.​ Onvoldoende inspanning kan leiden tot een loonsanctie: je moet het loon maximaal 52 weken langer doorbetalen.​

• Actieve re-integratie: Je initieert aanpassingen, bemiddelt bij passend werk intern of extern, en schakelt tijdig deskundige hulp in (zoals arbeidsdeskundigen of re-integratiebedrijven).​
• Loondoorbetaling bij ziekte: Gedurende de eerste twee jaar ben je wettelijk verplicht tot loondoorbetaling en invulling van reintegratieplicht.​
• Dossiervorming: Compleet, actueel en inhoudelijk reflecterend op alle inspanningen om de kansen op werkhervatting te maximaliseren.​
• Sancties: Bij onvoldoende inzet volgt doorgaans een loonsanctie door het UWV.​

Samenwerking met specialisten en de impact op de organisatie

Binnen het re-integratieproces werk je samen met verschillende experts zoals bedrijfsartsen, casemanagers, Arbodiensten en eventueel externe re-integratiebureaus.​ Zij zijn allen betrokken om te voldoen aan de eisen van het UWV.​ Voor juridische vraagstukken of conflicten rondom procedure, privacy of sancties kun je externe expertise inschakelen.​

• Arbodienstverlening: Deze dienst begeleidt het verzuimtraject, verzorgt het medisch advies en rapportage richting UWV.​
• Arbeidsdeskundige: Adviseert bij geschiktheid voor aangepast werk of herplaatsing binnen het bedrijf.​
• Re-integratiebedrijf: Ondersteunt bij zoeken van passend werk buiten de eigen organisatie.​

Bescherm je organisatie, je werknemer en het proces door tijdig en goed te schakelen met deze stakeholders of door juridisch advies in te winnen.​ Bij ILM Advocaten staan wij voor je klaar om te adviseren en ondersteunen bij deze verplichtingen richting het UWV.​ Meer weten over hoe wij jou kunnen helpen met het starten, uitvoeren of toetsen van jouw werkgeverstaak bij ziekmelding richting UWV? Lees wat wij kunnen betekenen voor jouw situatie rond ziekmelding en re-integratie.​ Wil je daarnaast verdiepen in sociaal zekerheidsrecht en de juridische aspecten van dit proces? 

Lees meer over de rol van het sociaal zekerheidsrecht bij langdurig ziekteverzuim of over de impact binnen het arbeidsrecht via onze gespecialiseerde pagina over arbeidsrecht bij ziekte en re-integratie.​ Je bent verzekerd van deskundig advies binnen 24 uur met transparante communicatie en zonder wachttijd.​ Zo blijft jouw organisatie AVG-proof, compliant, efficiënt en mensgericht werken aan duurzame terugkeer naar werk.​

FAQ: Hoe werkt werkgeverstaak bij ziekmelding richting UWV?

1.​ Wat moet je als werkgever precies doen bij een ziekmelding richting UWV?

Wanneer een werknemer langdurig ziek is, moet je als werkgever veel regelen.​ Na 42 weken ziekte meld je de werknemer aan bij het UWV via het werkgeversportaal.​ Verzamel tegelijk alle relevante documenten, zoals het re-integratiedossier en het plan van aanpak.​ Zo voorkom je vertraging in de WIA-aanvraag en eventuele loonsancties.​ Denk eraan: zorg dat alles up-to-date is, want het UWV toetst streng.​

2.​ Welke documenten zijn belangrijk voor het UWV bij een ziekmelding?

Het UWV verwacht onder andere het re-integratiedossier, het plan van aanpak, de eerstejaarsevaluatie en de probleemanalyse van de arbodienst.​ Deze documenten tonen aan hoe je actief aan re-integratie hebt gewerkt.​ Concrete voorbeelden uit ons werk bij ILM Advocaten laten zien dat een volledig dossier problemen voorkomt.​

3.​ Wat gebeurt er als je werkgeverstaken niet goed uitvoert bij ziekmelding UWV?

Als het UWV vindt dat je te weinig hebt gedaan, kun je verplicht worden tot een loondoorbetalingssanctie.​ Dit betekent dat je tot wel een jaar extra loon moet betalen.​ ILM Advocaten adviseert: houd alles goed bij en vraag tijdig advies als je vastloopt in het proces.​

4.​ Hoe kun je fouten bij ziekmelding richting UWV voorkomen?

Blijf vanaf dag één van de ziekmelding communiceren, documenteren en samenwerken met een arbodienst.​ Praktisch voorbeeld: als je samen met je werknemer regelmatig evalueert en afspraken vastlegt, sta je bij het UWV veel sterker.​ ILM Advocaten helpt met praktische checklists die direct toepasbaar zijn.​

5.​ Wanneer schakel je juridische hulp in bij ziekmelding en UWV-procedures?

Zodra je twijfelt over je verplichtingen of als de re-integratie stroef loopt, is het verstandig om advies te vragen.​ ILM Advocaten biedt binnen 24 uur gratis en vrijblijvend contact, zodat je zonder wachttijd duidelijkheid krijgt.​ Zo voorkom je boetes én kom je op voor je bedrijfsbelang.​